商务日语基本电话礼仪和实用短语（附各行业例句） | 一个博客 | 在提供在线日语课程的学校提供一对一单独指导的日语学习支持

您是否对接听商务电话感到不自信，或者不确定恰当的敬语和礼仪？事实上，据说大多数人的第一印象都取决于电话交谈的前几秒钟。尤其在日本，商务谈判的成功率和客户满意度往往会受到恰当的问候语和语言的极大影响。

绝大多数职场人士在接听电话时都曾犯过错误，许多人也对诸如如何使用敬语、如何妥善处理转接电话以及如何选择合适的措辞等问题感到担忧。如果不加以纠正，这些问题很可能导致信任危机和工作效率下降。

然而，只要掌握一些系统性的短语和基本礼仪，任何人都能在短时间内学会如何接听电话。本书还介绍了一系列可以立即在工作中使用的短语，以及专业人士实际运用的一些改进建议。

如果你每次打电话都会紧张，或者难以应对投诉，又或者在你不在的时候感到不知所措，别担心。读到最后，你将掌握真正实用的技能，这些技能将直接提升你和团队的绩效。

一本涵盖商务日语电话对话的综合指南，从基础到高级[实用且即用]

为什么企业需要电话接听以及如何做好准备

在商业领域，电话沟通的质量直接关系到公司或机构的信誉和客户满意度。由于沟通完全通过语音进行，措辞和态度就显得尤为重要。为了让对方在电话中感到安心，清晰悦耳的声音、恰当的敬语以及及时的回应都至关重要。

• 给人留下好印象：你在电话里说的第一句话会为整个组织定下基调。
• 赢得信任：礼貌的语言和准确的回答将赢得客户的信任。
• 提高工作效率：适当的确认和重复可以防止信息传递中的错误。

电话回复成功对业务成果的影响

善于接听电话的员工更容易与客户和业务伙伴建立信任关系，这反过来会对业务绩效产生积极影响。具体而言，客户服务质量会提高，投诉和问题会减少。牢记以下几点将直接带来更好的结果。

• 接听电话的基本要点

• 请在三声铃响内回答
• 请清楚地说明您的姓名和您所在机构的名称。
• 准确复述对方的姓名和目的。
• 通话等待或转接时，务必告知具体情况。
• 通话结束时，表达感谢之情。

电话回复直接带来结果	具体例子
改善第一印象	“谢谢你的来电。”对方用欢快的语气说道。
防止沟通不畅	完整重复一遍目的和联系信息
客户满意度提升	礼貌的语言和体贴

接听电话前需要做的必要准备工作和环境改善

为了提高电话接听质量，提前准备和营造良好的环境至关重要。务必在听筒旁备好记事本和笔，必要时手边也要备好文件和日历。创造一个安静的环境，并体谅周围的人。

• 准备物品

• 记事本和笔

• 组织名称及负责人名单

• 日程本/日历

• 所需文件和材料

• 具有环保意识

• 尽量减少背景噪音

• 请告知他人您将参加。

• 保持接收器清洁

准备物品	原因和影响
记事本和笔	准确记录业务事项和信息
材料和日历	现场可给出的答案范围将会扩大。
安静的环境	用易于理解的语气回答

有了这样的准备和环境，你就能自信地接听任何电话。接听电话是商务活动的基础。每日练习能够建立信任，并对业务成果做出巨大贡献。

基本电话用语列表[涵盖接听和拨打电话的关键要点]

接听电话时，从开口说话到确认的整个过程

在商务场合接听电话时，你给人的第一印象将决定未来能否赢得对方的信任。电话铃响后，务必在三声铃响内接听，并用清晰洪亮的声音回答。先进行自我介绍，有助于提升你所在机构的信誉度。

接听电话的时间（3次通话内）和问候语

我们列出了接听电话时使用的最佳时间和短语。

观点	例句	需要注意的事项
接收时间	请在三声铃响内回答	通话过多会对您的印象产生负面影响。
首先问候	感谢您打电话。

您来自哪里？ | 务必说明您的单位名称和您的姓名 | | 确认您的姓名 | 请问您贵姓？ | 重复对方的姓名 | | 确认通话目的 | 请问您的来电目的是什么？ | 说话要礼貌 |

• 收到电子邮件时，请务必注明您的姓名和组织名称。
• 重复对方的姓名和目的以确认
• 使用礼貌的尊称语言，并在互动中做到细致周到。

打电话时，先说什么，然后说什么

打电话时，你说的第一句话也很重要。要体贴周到，不要打断对方的工作，并简洁明了地说明你的目的。如果你先说明你的单位名称和你的姓名，确认对方的情况，然后再切入正题，通话就会很顺利。

如何拨打电话、电话礼仪和客户服务技巧

打电话时，要使用委婉的措辞，表达对对方的体谅。

场景	例句	观点
第一句话	一直以来都非常感谢你。

请问您贵姓？ | 用清晰平静的声音 | | 确认对方身份 | 您现在有空吗？ | 优先考虑对方的方便 | | 说明来电目的 | 我打电话是想咨询一个问题。 | 首先简要说明来电目的 | | 谢谢 | 很抱歉在您百忙之中打扰您。 | 表达谢意 |

• 用温柔的话语表达对他人的体贴
• 简洁明了地阐明目的，从结论开始。

以下是一些在转接电话或将电话置于保持状态时可以使用的得体短语示例。

如果您需要转接电话或将电话置于保持状态，请务必体贴周到，不要让对方感到不安。请务必清楚地解释情况，并记得提供阶段性报告。

场景	例句	需要注意的事项
转移时	我们会立即安排客服人员与您联系，请稍等片刻。	务必告知情况。
负责人缺席	很抱歉，负责人目前不在办公室。

您想让我帮您留言吗？| 请简要说明您缺席的原因。| | 稍等 | 让您久等了，非常抱歉。

我们正在核实。| 我们会定期向您汇报情况。| | 我回来后，| 很抱歉让您久等了。| 这是负责人的姓名。| 如果您重复您的名字，他们会很礼貌。|

• 转接电话或将电话置于保持状态时，务必解释情况并表示歉意。
• 当让对方等待时，要经常提供阶段性报告。
• 回来后，他再次自我介绍，以示礼貌。

用日语接听商务电话时，学习一些基本短语有助于沟通顺畅，赢得信任。注意在不同情况下使用恰当的语言和礼仪，并在日常工作中加以练习。

一系列适用于各种情况的电话用语[投诉、缺勤和预订]

外出留言时应使用的礼貌用语

当拨打商务电话但负责人不在时，重要的是要以一种能让对方感到安心的方式回应。

外出时，根据具体情况选择合适的措辞很重要。

情况	建议短语	观点
负责人缺席	“抱歉，Name 暂时不在房间里。”	使用礼貌的道歉
信息接收	我可以帮你捎个信吗？	了解对方的意图
返回信息	“我回去后会回复你。”	提出具体措施
联系确认	为了确保万无一失，我可以问一下您的联系方式吗？	保证信息的准确性

待人礼貌有助于提升贵机构的形象。

那些不在家时擅长接听电话的人可以使用的技巧

那些被认为擅长接电话的人，往往能选择体贴对方要求和感受的措辞。

• 简明扼要地解释情况，并尊重对方的时间。
• 重复并彻底确认信息
• 补充一句话来消除对方的疑虑。
• 使用能营造信任感的表达方式，例如“请放心，我们一定会将此事转达给____”。

注重细节有助于你在商业场合赢得信任。

针对抱怨和问题的措辞和心理反应

处理投诉和问题时，需要真诚的言辞和冷静的回应。

场景	建议短语	观点
道歉	“对于由此造成的不便，我们深表歉意。”	首先要道歉。
检查情况	请问能否提供更多细节？	仔细聆听
回答解释	“我们会立即核实并尽快回复您。”	强调速度感
谢谢	“谢谢你指出这一点。”	展现积极的态度

倾听和同理心对于提供心理安全感至关重要。

医疗领域接听电话时使用的专业术语示例

在医疗卫生领域接听电话时，务必使用礼貌用语，体谅用户及其家人。

• “感谢您的来电。我是前台的○○。”
• 请问您能帮我什么忙吗？
• “负责人正在处理此事，稍后会回复您。”
• 你感觉怎么样？请不要勉强自己，也请你寻求一些建议。

一句能够表达对对方立场的同情并给予对方安全感的话语，有助于建立信任。

用于确认预订和预约的商务电话短语

预约或确认预约时，准确性和清晰度至关重要。

场景	建议短语	观点
预订	“感谢您来电预订。”	表达您的感激之情
日期和时间确认	“请问几月份、几号、几号时间比较合适？”	通过重复内容来避免错误
改变	“我们会根据您的需要更改日期和时间。”	展现灵活的应对能力
最终确认	“我们期待当天见到您，非常感谢。”	礼貌的结尾

通过以列表形式突出重点，任何人都可以清晰准确地作答。

• 务必了解对方的意愿
• 务必重复要点
• 使用礼貌的语言给人以安全感

正确使用敬语和语言 [NG 示例及改正方法]

在用日语进行商务电话沟通时，使用正确的敬语非常重要。尤其是在使用“谦逊用语”、“礼貌用语”和“尊重用语”时，需要根据具体情况选择最恰当的词语。如果您不确定该使用什么词语，请优先选择能够表达对对方尊重、力求礼貌和尊重的表达方式。下表总结了电话沟通中常用的敬语类型以及一些典型示例。

种类	何时使用	常用语
谦逊的语言	你本人或你公司的行为	请稍等，问，问
礼貌用语	在任何情况下	非常感谢。
敬语	对方或其行为	来，做，说

通过了解正确的敬语并根据情况恰当地使用，您可以提供值得信赖的电话服务。

接听电话时使用谦逊、礼貌和尊称的语言规则

进行商务电话时，必须使用敬语，以示对对方职位的尊重。接听电话时，也应使用敬语以示对对方的尊重，但在提及自己或公司行为时，则应使用谦逊的语言。礼貌的结尾至关重要。

• 接听电话时：“谢谢您的来电”“我是____”
• 将电话转接给负责人时：“我帮您转接至____”或“我打电话给____”
• 收到信息时：“我明白了”或“我会转达信息”

通过运用这些不同的方法，你可以做出让对方感到安全和信任的回应。

关于说“你好”的禁忌以及首次问候时应使用的正确敬语

在商务电话中，通常避免说“你好”。相反，礼貌的做法是清楚地说明您所在机构的名称和您的姓名。您在电话里说的第一句话至关重要，它能让对方感到放松，并留下您值得信赖的印象。

正确首词示例

• “谢谢你的来电。你叫什么名字？”
• “感谢您一直以来的支持。您的名字是……”

在商务场合中使用敬语有助于给人留下良好的印象。

需要立即纠正的常见不当语言和短语

注意你在电话里经常看到的用语。如果用词不当，可能会让对方感到不舒服。以下列举了一些常见的错误用语以及正确的纠正方法。

• “我明白” → “我明白”
• “请稍等片刻” → “请稍等片刻”
• “你是谁？” → “打扰一下，请问你贵姓？”
• “我现在不在”→“很抱歉，XX不在办公桌旁”

学习正确的短语，你就能更礼貌、更愉快地接听电话。

能给人留下深刻印象的靠垫词语示例

使用缓冲词能更容易地向对方表达体贴和礼貌。接听商务电话时，建议使用以下缓冲词：

• “打扰一下。”
• “谢谢您的照顾。”
• “如果你不介意的话。”
• “如果你不介意的话。”

例如，使用“打扰一下，请问您贵姓？”或“不好意思打扰您，请问您能稍等片刻吗？”之类的短语，会让对方感到放松，并大大提升您的印象。有意识地运用这些礼貌用语，能够显著提升电话服务水平。

按行业和职业划分的电话客服指南

公共机构和政府机构电话应答手册示例

在公共机构和政府工作场所，礼貌且准确的电话接听至关重要。接听电话的基本原则是首先清晰地表明您的单位和姓名。接听电话时，务必注意措辞，并认真倾听对方的问题和请求。如有任何不清楚的地方，请先说“请稍等片刻”，并在回答前确认。如果内容复杂，请做好记录，并在转接电话前清晰地说明部门和负责人姓名。收到外部咨询时，应以体谅对方身份且避免过于官僚的方式回应，这样才能增进彼此的信任。

观点	具体措辞示例
请注明您的单位和姓名	这是哪个部门？
转移时	请稍等片刻，我这就帮您接通负责人。
检查任何不清楚的地方	“抱歉，我会查一下，稍后回复您。”
处理投诉	“对于由此造成的不便，我们深表歉意。”

临时员工电话接听基础知识和检查清单

临时工在各种工作场所都需要接听电话，因此熟练掌握基本的电话礼仪至关重要。首先，在上班第一天，要熟悉负责人和工作职责，并了解不同工作场所的电话接听规则和用语差异。电话铃响时，尽量在三声铃响内接听。接听电话时，务必记住以下四点：报出单位名称、报出自己的姓名、仔细聆听来电目的，并留下准确的留言。

电话回复清单

• 保持轻松的语气
• 请明确说明您的姓名和单位。
• 准确询问对方的姓名、单位和目的。
• 如果您有任何疑问，请务必确认，说“我会查一下”。
• 准确记录并传达信息

无论你在哪里工作，都可以使用这份清单来自信地接听电话。

金融和保险行业的礼貌电话回应

在金融和保险行业，可靠性和准确性尤为重要。接听电话时，务必复述信息以确保其正确无误。进行咨询时，应使用礼貌、尊称的语言，并格外谨慎地处理个人信息。如有必要进行解释，应避免使用专业术语，并提供通俗易懂的解释。如果对方显得焦虑或不满，首先表达同情和理解至关重要。

支持的情况	礼貌服务的例子
信息确认	为了确保万无一失，我再重复一遍您的联系方式。
当你需要等待的时候	“这需要一些时间。”
个人信息处理	“个人信息将受到严格管理”
处理投诉	“对于由此造成的不便，我们深表歉意。”

公司简介

公司名称：Japanese Learning Support LLC
地址：东京都新宿区新宿2-12-13新宿Entre Salon Building 2F 160-0022
电话号码：03-6881-9842