มารยาทพื้นฐานในการใช้โทรศัพท์และวลีที่ใช้ได้จริงในภาษาญี่ปุ่นเพื่อธุรกิจ [พร้อมตัวอย่างประโยคตามอุตสาหกรรม] | บล็อก | การสนับสนุนการเรียนรู้ภาษาญี่ปุ่นด้วยการสอนแบบตัวต่อตัวในโรงเรียนที่เปิดสอนบทเรียนภาษาญี่ปุ่นออนไลน์

คุณรู้สึกไม่มั่นใจในการรับโทรศัพท์ธุรกิจ หรือไม่แน่ใจเกี่ยวกับคำทักทายและมารยาทที่เหมาะสมหรือไม่? ที่จริงแล้ว มีคำกล่าวว่า ความประทับใจแรกพบส่วนใหญ่เกิดขึ้นในไม่กี่วินาทีแรกของการสนทนาทางโทรศัพท์ โดยเฉพาะในญี่ปุ่น อัตราความสำเร็จของการเจรจาธุรกิจและความพึงพอใจของลูกค้ามักได้รับผลกระทบอย่างมากจากคำทักทายและภาษาที่ใช้เหมาะสม

ผู้ใหญ่วัยทำงานส่วนใหญ่เคยประสบกับความผิดพลาดในการรับโทรศัพท์ และหลายคนกังวลเกี่ยวกับเรื่องต่างๆ เช่น วิธีการใช้คำพูดที่สุภาพ วิธีการจัดการสายเมื่อโอนสาย และวิธีการเลือกใช้คำพูดที่เหมาะสมเมื่อร้องเรียน หากปล่อยไว้โดยไม่แก้ไข ปัญหาเหล่านี้อาจนำไปสู่การสูญเสียความไว้วางใจโดยไม่คาดคิดและประสิทธิภาพในการทำงานลดลงได้

อย่างไรก็ตาม ด้วยการเรียนรู้ประโยคที่เป็นระบบและมารยาทพื้นฐาน ใครๆ ก็สามารถพัฒนาทักษะการรับโทรศัพท์ได้ในระยะเวลาอันสั้น หนังสือเล่มนี้ยังแนะนำประโยคต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ได้ทันทีในการทำงาน รวมถึงตัวอย่างเฉพาะเจาะจงของจุดที่ควรปรับปรุงซึ่งผู้เชี่ยวชาญใช้จริงอีกด้วย

อย่ากังวลใจหากคุณเป็นคนที่รู้สึกประหม่าทุกครั้งที่โทรศัพท์ หรือมีปัญหาในการรับมือกับข้อร้องเรียน หรือเมื่อคุณไม่ว่าง เมื่ออ่านจนจบ คุณจะได้รับทักษะที่มีประโยชน์อย่างแท้จริง ซึ่งจะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของตัวคุณและทีมของคุณโดยตรง

คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์ธุรกิจภาษาญี่ปุ่น ตั้งแต่ระดับพื้นฐานจนถึงขั้นสูง [ใช้งานได้จริงและพร้อมใช้งาน]

เหตุใดการรับโทรศัพท์จึงมีความจำเป็นในธุรกิจ และวิธีการเตรียมตัวให้พร้อม

ในโลกธุรกิจ คุณภาพของการตอบรับทางโทรศัพท์มีความเชื่อมโยงโดยตรงกับความน่าเชื่อถือของบริษัทหรือองค์กร และความพึงพอใจของลูกค้า เนื่องจากการสื่อสารทำผ่านเสียงเพียงอย่างเดียว การเลือกใช้คำพูดและท่าทีจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้คู่สนทนารู้สึกปลอดภัยทางโทรศัพท์ น้ำเสียงที่สดใส การใช้ภาษาที่สุภาพเหมาะสม และการตอบกลับอย่างรวดเร็วจึงเป็นสิ่งจำเป็น

• สร้างความประทับใจที่ดี: คำพูดแรกที่คุณพูดทางโทรศัพท์จะเป็นตัวกำหนดบรรยากาศโดยรวมขององค์กรของคุณ
• การสร้างความไว้วางใจ: การใช้ภาษาที่สุภาพและการตอบคำถามอย่างถูกต้องจะช่วยสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าของคุณ
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: การยืนยันและการทบทวนอย่างถูกต้องสามารถป้องกันข้อผิดพลาดในการส่งต่อข้อมูลได้

ผลกระทบของการตอบรับทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ

พนักงานที่รับโทรศัพท์ได้ดีมีแนวโน้มที่จะสร้างความสัมพันธ์ที่น่าเชื่อถือกับลูกค้าและคู่ค้าทางธุรกิจ ซึ่งส่งผลดีต่อประสิทธิภาพของธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณภาพการบริการลูกค้าจะดีขึ้น และข้อร้องเรียนและปัญหาจะลดลง การคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นโดยตรง

• หลักการพื้นฐานในการรับโทรศัพท์

• รับสายภายใน 3 ครั้ง
• โปรดระบุชื่อของคุณและชื่อองค์กรของคุณให้ชัดเจน
• กล่าวชื่อและจุดประสงค์ของอีกฝ่ายได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
• ควรแจ้งสถานการณ์ทุกครั้งเมื่อพักสายหรือโอนสาย
• ปิดท้ายการสนทนาด้วยคำขอบคุณ

การตอบสนองทางโทรศัพท์ที่นำไปสู่ผลลัพธ์โดยตรง	ตัวอย่างเฉพาะ
การสร้างความประทับใจแรกพบที่ดีขึ้น	"ขอบคุณที่โทรมานะคะ" ด้วยน้ำเสียงร่าเริง
ป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด	ทบทวนวัตถุประสงค์และข้อมูลติดต่ออย่างละเอียดอีกครั้ง
ความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น	การใช้ภาษาที่สุภาพและการคำนึงถึงผู้อื่น

การเตรียมการที่จำเป็นและการปรับปรุงสภาพแวดล้อมก่อนรับโทรศัพท์

เพื่อปรับปรุงคุณภาพการตอบรับโทรศัพท์ของคุณ การเตรียมตัวล่วงหน้าและสภาพแวดล้อมที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ ควรมีสมุดบันทึกและปากกาอยู่ใกล้โทรศัพท์เสมอ และหากจำเป็นก็ควรเตรียมเอกสารและปฏิทินไว้ใกล้มือ สร้างบรรยากาศที่เงียบสงบและคำนึงถึงผู้อื่นรอบข้างด้วย

• สิ่งของที่ต้องเตรียม

• สมุดบันทึกและปากกา

• รายชื่อองค์กรและผู้รับผิดชอบ

• สมุดตารางเวลา/ปฏิทิน

• เอกสารและวัสดุที่ต้องใช้

• การใส่ใจต่อสิ่งแวดล้อม

• ลดเสียงรบกวนพื้นหลังให้น้อยที่สุด

• แจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณจะเข้าร่วมงาน

• รักษาความสะอาดของตัวรับสัญญาณ

รายการเตรียมการ	เหตุผลและผลกระทบ
สมุดบันทึกและปากกา	บันทึกเรื่องราวและข้อความทางธุรกิจอย่างถูกต้องแม่นยำ
วัสดุและปฏิทิน	ขอบเขตของคำตอบที่สามารถให้ได้ในทันทีจะขยายกว้างขึ้น
สภาพแวดล้อมที่เงียบสงบ	ตอบด้วยน้ำเสียงที่ฟังง่าย

ด้วยการเตรียมตัวและสภาพแวดล้อมเช่นนี้ คุณจะสามารถรับโทรศัพท์ได้อย่างมั่นใจ การรับโทรศัพท์เป็นรากฐานของธุรกิจ การฝึกฝนเป็นประจำทุกวันจะสร้างความไว้วางใจและส่งผลดีอย่างมากต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ

รายการวลีพื้นฐานสำหรับการโทรศัพท์ [ครอบคลุมประเด็นสำคัญสำหรับการรับและโทรออก]

เมื่อรับสายโทรศัพท์ กระบวนการตั้งแต่คำพูดแรกจนถึงการยืนยันเป็นอย่างไร

เมื่อรับโทรศัพท์ในสถานการณ์ทางธุรกิจ ความประทับใจแรกที่คุณสร้างขึ้นจะกำหนดความน่าเชื่อถือที่คุณจะได้รับในอนาคต เมื่อโทรศัพท์ดังขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องยกหูโทรศัพท์ภายในสามครั้งและตอบด้วยน้ำเสียงสดใสและชัดเจน การแนะนำตัวก่อนจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรของคุณ

ระยะเวลาในการรับสายภายใน 3 สาย และวลีทักทาย

เราได้สรุปช่วงเวลาและวลีที่เหมาะสมที่สุดในการรับโทรศัพท์ไว้แล้ว

จุด	ตัวอย่างวลี	ข้อควรทราบ
เวลาต้อนรับ	รับสายภายใน 3 ครั้ง	การโทรมากเกินไปจะส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ของคุณ
ก่อนอื่นขอทักทาย	ขอบคุณที่โทรมาค่ะ

คุณมาจากไหน? | โปรดระบุชื่อองค์กรและชื่อของคุณเสมอ | | ยืนยันชื่อของคุณ | ขอโทษค่ะ/ครับ ฉัน/ดิฉันขอทราบชื่อของคุณได้ไหม? | พูดชื่อของอีกฝ่ายซ้ำ | | ยืนยันวัตถุประสงค์ของการสนทนา | ฉัน/ดิฉันขอทราบวัตถุประสงค์ของคุณได้ไหม? | โปรดใช้ภาษาที่สุภาพ |

• เมื่อได้รับอีเมล โปรดระบุชื่อของคุณและชื่อองค์กรด้วย
• ทวนชื่อและจุดประสงค์ของอีกฝ่ายเพื่อยืนยัน
• ใช้ภาษาที่สุภาพและให้เกียรติ และมีความรอบคอบในการติดต่อสื่อสาร

เมื่อโทรศัพท์ ควรพูดอะไรก่อน และควรพูดอะไรต่อ

เมื่อโทรศัพท์ สิ่งแรกที่คุณพูดก็สำคัญเช่นกัน ควรคำนึงถึงผู้อื่นและไม่รบกวนการทำงานของอีกฝ่าย รวมถึงสื่อสารจุดประสงค์ของคุณอย่างกระชับ การสนทนาจะราบรื่นหากคุณเริ่มต้นด้วยการบอกชื่อองค์กรและชื่อของคุณเอง ยืนยันสถานการณ์ของอีกฝ่าย แล้วจึงเข้าสู่ประเด็นหลัก

วิธีการโทรศัพท์ มารยาทในการโทร และเคล็ดลับการบริการลูกค้า

เมื่อโทรศัพท์ ควรใช้คำพูดที่สุภาพและแสดงถึงความเอาใจใส่ต่ออีกฝ่าย

ฉาก	ตัวอย่างวลี	จุด
คำแรก	ขอบคุณเสมอค่ะ

คุณชื่ออะไรคะ/ครับ | ด้วยน้ำเสียงสดใสและสงบ | | ยืนยันกับอีกฝ่าย | ตอนนี้คุณมีเวลาไหมคะ/ครับ | ให้ความสำคัญกับความสะดวกของอีกฝ่ายเป็นอันดับแรก | | อธิบายจุดประสงค์ของการโทร | ฉันโทรมาเพื่อขอความช่วยเหลือค่ะ/ครับ | อธิบายจุดประสงค์ของการโทรโดยย่อก่อน | | ขอบคุณค่ะ/ครับ | ขออภัยที่รบกวนคุณในช่วงเวลาที่คุณยุ่งอยู่ค่ะ/ครับ | แสดงความขอบคุณ |

• แสดงความเอาใจใส่ผู้อื่นด้วยถ้อยคำที่อ่อนโยน
• สื่อสารวัตถุประสงค์อย่างกระชับ โดยเริ่มจากข้อสรุป

ตัวอย่างวลีที่สุภาพสำหรับใช้เมื่อโอนสายหรือพักสาย

หากคุณจำเป็นต้องโอนสายหรือพักสายไว้ชั่วคราว สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงความรู้สึกของอีกฝ่ายและอย่าทำให้คู่สนทนารู้สึกไม่สบายใจ อย่าลืมอธิบายสถานการณ์ให้ชัดเจนและรายงานความคืบหน้าเป็นระยะด้วย

ฉาก	ตัวอย่างวลี	ข้อควรทราบ
เมื่อทำการโอนย้าย	เราจะต่อสายให้คุณคุยกับเจ้าหน้าที่ทันที โปรดรอสักครู่	อย่าลืมแจ้งสถานการณ์ให้ทราบด้วย
ผู้รับผิดชอบไม่อยู่	ขออภัย ขณะนี้ผู้รับผิดชอบไม่อยู่ที่สำนักงาน

คุณต้องการให้ฉันรับข้อความของคุณหรือไม่ | กรุณาอธิบายเหตุผลที่คุณไม่อยู่โดยย่อ | | อยู่ระหว่างรอ | ขออภัยที่ทำให้คุณรอ

ขณะนี้เรากำลังตรวจสอบอยู่ | เราจะแจ้งความคืบหน้าให้คุณทราบเป็นระยะ | | เมื่อฉันกลับมา | ขออภัยที่ทำให้คุณรอ | นี่คือชื่อของผู้รับผิดชอบ | หากคุณพูดชื่อของคุณอีกครั้ง พวกเขาจะสุภาพกับคุณ |

• เมื่อโอนสายหรือพักสาย โปรดอธิบายสถานการณ์และกล่าวขอโทษด้วย
• เมื่อทำให้ฝ่ายตรงข้ามต้องรอ ควรส่งรายงานความคืบหน้าเป็นระยะๆ
• หลังจากกลับมาแล้ว เขาก็แนะนำตัวอีกครั้งเพื่อแสดงความสุภาพ

เมื่อรับโทรศัพท์ด้วยภาษาญี่ปุ่นเชิงธุรกิจ การเรียนรู้ประโยคพื้นฐานจะนำไปสู่การสื่อสารที่ราบรื่นและสร้างความน่าเชื่อถือ ควรตระหนักถึงภาษาและมารยาทที่เหมาะสมในแต่ละสถานการณ์ และฝึกฝนสิ่งเหล่านี้ในงานประจำวันของคุณ

รวมวลีสนทนาทางโทรศัพท์สำหรับสถานการณ์ต่างๆ [การร้องเรียน การลาหยุด และการจอง]

ตัวอย่างภาษาที่สุภาพสำหรับการใช้เมื่อคุณไม่อยู่บ้านและต้องการฝากข้อความไว้

เมื่อมีการโทรศัพท์ติดต่อธุรกิจและผู้รับผิดชอบไม่ว่าง สิ่งสำคัญคือต้องตอบกลับในลักษณะที่ทำให้คู่สนทนารู้สึกมั่นใจ

การเลือกใช้คำพูดเมื่ออยู่ห่างไกลนั้นสำคัญมาก โดยต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับสถานการณ์

สถานการณ์	วลีแนะนำ	จุด
ผู้รับผิดชอบไม่อยู่	"ขออภัยค่ะ คุณ... (ชื่อบุคคล) ไม่อยู่ในห้องขณะนี้ค่ะ"	ใช้คำขอโทษอย่างสุภาพ
การรับข้อความ	"ดิฉันขอรับข้อความของคุณไว้ได้ไหมคะ/ครับ?"	ตรวจสอบเจตนาของอีกฝ่าย
ข้อมูลการส่งคืน	"ฉันจะติดต่อกลับเมื่อฉันกลับมาแล้ว"	นำเสนอมาตรการเฉพาะ
การยืนยันการติดต่อ	"ขออนุญาตสอบถามข้อมูลติดต่อของคุณเพื่อความแน่ใจได้ไหมคะ?"	รับประกันความถูกต้องของข้อมูล

การมีมารยาทจะช่วยปรับปรุงภาพลักษณ์ขององค์กรของคุณได้

เทคนิคสำหรับผู้ที่ถนัดรับโทรศัพท์ขณะไม่อยู่บ้าน

คนที่รับโทรศัพท์เก่งมักจะเลือกใช้คำพูดที่คำนึงถึงความต้องการและความรู้สึกของอีกฝ่ายเป็นอย่างดี

• อธิบายสถานการณ์อย่างกระชับและเคารพเวลาของอีกฝ่าย
• ทวนและยืนยันข้อความอีกครั้งอย่างละเอียดถี่ถ้วน
• เพิ่มคำพูดเพื่อคลายความกังวลของอีกฝ่าย
• ใช้ถ้อยคำที่สร้างความน่าเชื่อถือ เช่น "โปรดวางใจได้เลยว่าเราจะส่งต่อเรื่องนี้ไปยัง ____ อย่างแน่นอน"

การใส่ใจในรายละเอียดจะช่วยให้คุณได้รับความไว้วางใจในสถานการณ์ทางธุรกิจ

วลีและการตอบสนองทางจิตวิทยาต่อข้อร้องเรียนและปัญหา

เมื่อต้องรับมือกับข้อร้องเรียนและปัญหา จำเป็นต้องใช้ถ้อยคำที่จริงใจและการตอบสนองอย่างใจเย็น

ฉาก	วลีแนะนำ	จุด
คำขอโทษ	"เราขออภัยอย่างยิ่งสำหรับความไม่สะดวกใดๆ ที่เกิดขึ้น"	การขอโทษต้องมาก่อน
ตรวจสอบสถานการณ์	"ขอสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ไหมคะ?"	ตั้งใจฟังให้ดี
คำอธิบายการตอบกลับ	"เราจะตรวจสอบทันทีและติดต่อกลับไป"	เน้นความรู้สึกถึงความเร็ว
ขอบคุณ	"ขอบคุณที่ชี้ให้เห็นเรื่องนั้นค่ะ"	แสดงทัศนคติเชิงบวก

การรับฟังและแสดงความเห็นอกเห็นใจเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อสร้างความรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจ

ตัวอย่างภาษาเฉพาะทางที่ใช้ในการรับโทรศัพท์ในวงการแพทย์

ในการรับโทรศัพท์ในวงการแพทย์และสาธารณสุข จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้ภาษาที่สุภาพและคำนึงถึงผู้ใช้บริการและครอบครัวของพวกเขา

• "ขอบคุณที่โทรมาค่ะ ดิฉัน ○○ จากแผนกต้อนรับค่ะ"
• "ฉันขอถามได้ไหมว่าคุณจะช่วยฉันได้อย่างไรบ้าง?"
• "ผู้รับผิดชอบกำลังดำเนินการเรื่องนี้อยู่ และจะติดต่อกลับไป"
• "คุณรู้สึกอย่างไรบ้าง? อย่าหักโหมตัวเองมากเกินไป และขอคำแนะนำด้วยนะคะ"

คำพูดที่แสดงถึงความเห็นอกเห็นใจต่อสถานการณ์ของอีกฝ่ายและทำให้พวกเขารู้สึกปลอดภัย จะช่วยสร้างความไว้วางใจได้

วลีที่ใช้ในการโทรศัพท์ธุรกิจเพื่อยืนยันการจองและการนัดหมาย

ความถูกต้องและความชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการจองหรือยืนยันการนัดหมาย

ฉาก	วลีแนะนำ	จุด
การจอง	ขอบคุณที่โทรมาเพื่อทำการจองค่ะ	แสดงความขอบคุณของคุณ
การยืนยันวันและเวลา	"เดือน วัน และเวลาไหนดีคะ?"	ป้องกันข้อผิดพลาดโดยการทบทวนเนื้อหาซ้ำ
เมื่อเปลี่ยนแปลง	"เราจะเปลี่ยนวันและเวลาให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณ"	แสดงการตอบสนองที่ยืดหยุ่น
การยืนยันขั้นสุดท้าย	"เราหวังว่าจะได้พบคุณในวันนั้น ขอบคุณมากครับ"	การกล่าวลาอย่างสุภาพ

ด้วยการเน้นประเด็นสำคัญในรูปแบบรายการ ทุกคนสามารถตอบได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจความต้องการของอีกฝ่าย
• ควรย้ำประเด็นสำคัญอยู่เสมอ
• ใช้ภาษาสุภาพเพื่อสร้างความรู้สึกปลอดภัย

การใช้คำยกย่องและภาษาที่ถูกต้อง [ตัวอย่างภาษาอังกฤษและวิธีแก้ไข]

ในการรับโทรศัพท์ด้วยภาษาญี่ปุ่นเชิงธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องใช้คำพูดที่แสดงความเคารพอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของ "คำพูดที่อ่อนน้อมถ่อมตน" "คำพูดที่สุภาพ" และ "คำพูดที่แสดงความเคารพ" จำเป็นต้องเลือกใช้คำที่เหมาะสมที่สุดตามสถานการณ์ หากไม่แน่ใจว่าจะใช้คำใด ควรให้ความสำคัญกับคำพูดที่แสดงความเคารพต่ออีกฝ่าย และมุ่งมั่นที่จะสุภาพและให้เกียรติ ตารางด้านล่างสรุปประเภทของคำพูดที่แสดงความเคารพที่ใช้กันทั่วไปในการสนทนาทางโทรศัพท์และตัวอย่างบางส่วน

ชนิด	ควรใช้เมื่อใด	วลีทั่วไป
ภาษาที่อ่อนน้อม	การกระทำของคุณเองหรือของบริษัทของคุณ	โปรดรอสักครู่ ถาม ถาม
การใช้ภาษาสุภาพ	ไม่ว่าในสถานการณ์ใดก็ตาม	ขอบคุณมาก.
ภาษาที่แสดงความเคารพ	อีกฝ่ายหรือการกระทำของพวกเขา	มา ทำ พูด

การเข้าใจและใช้คำแสดงความเคารพที่ถูกต้องให้เหมาะสมกับสถานการณ์ จะช่วยให้คุณสามารถให้บริการทางโทรศัพท์ได้อย่างน่าเชื่อถือ

หลักเกณฑ์ในการใช้ภาษาที่สุภาพ อ่อนน้อม และให้เกียรติเมื่อรับโทรศัพท์

เมื่อโทรศัพท์ติดต่อธุรกิจ จำเป็นต้องใช้ภาษาที่สุภาพเพื่อแสดงความเคารพต่อตำแหน่งของอีกฝ่าย เมื่อรับโทรศัพท์ ควรใช้ภาษาที่สุภาพเพื่อแสดงความเคารพต่ออีกฝ่าย และใช้ภาษาที่อ่อนน้อมถ่อมตนเมื่อกล่าวถึงตนเองหรือการกระทำของบริษัท ภาษาที่สุภาพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการปิดท้ายการสนทนา

• เมื่อรับโทรศัพท์: "ขอบคุณที่โทรมา" "นี่คือ ____"
• เมื่อต้องการโอนสายไปยังผู้รับผิดชอบ ให้ใช้คำพูดว่า "ฉันจะโอนสายให้คุณไปที่ ____" หรือ "ฉันจะโทรหา ____"
• เมื่อได้รับข้อความ: "ฉันเข้าใจ" หรือ "ฉันจะส่งต่อข้อความนี้"

ด้วยการใช้หลากหลายวิธีการเหล่านี้ คุณสามารถตอบสนองในลักษณะที่ทำให้บุคคลอื่นรู้สึกปลอดภัยและไว้วางใจได้

ข้อห้ามเกี่ยวกับการกล่าว "สวัสดี" และคำลงท้ายแสดงความเคารพที่ถูกต้องสำหรับการทักทายครั้งแรก

โดยทั่วไปแล้ว การไม่กล่าวคำว่า "สวัสดี" เมื่อโทรศัพท์ติดต่อธุรกิจถือเป็นมารยาทที่ดี แต่ควรกล่าวชื่อองค์กรและชื่อของคุณเองอย่างชัดเจน คำพูดแรกที่คุณพูดทางโทรศัพท์มีความสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างความสบายใจให้กับอีกฝ่ายและสร้างความประทับใจว่าคุณเป็นคนที่น่าเชื่อถือ

ตัวอย่างคำขึ้นต้นที่ถูกต้อง

• "ขอบคุณที่โทรมา นี่คือชื่อของคุณ"
• "ขอบคุณสำหรับการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องของคุณ ชื่อของคุณคือ..."

การใช้ถ้อยคำที่แสดงความเคารพเช่นนี้จะช่วยให้คุณสร้างความประทับใจที่ดีในบริบททางธุรกิจได้

คำพูดและวลีที่ไม่เหมาะสมทั่วไปที่ควรแก้ไขทันที

โปรดระมัดระวังภาษาที่คุณมักได้ยินทางโทรศัพท์ หากคุณใช้คำพูดที่ไม่เหมาะสม อาจทำให้คู่สนทนารู้สึกไม่สบายใจ รายการด้านล่างนี้แสดงตัวอย่างคำพูดที่ไม่ควรใช้ และวลีที่ถูกต้องที่จะใช้แก้ไข

• "ฉันเข้าใจ" → "ฉันเข้าใจ"
• "กรุณารอสักครู่" → "กรุณารอสักครู่"
• "นี่ใครเหรอ?" → "ขอโทษนะคะ ดิฉันขอถามชื่อคุณได้ไหม?"
• "ตอนนี้ฉันไม่อยู่ที่นี่" → "ขออภัย XX ไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน"

การเรียนรู้คำพูดที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณรับโทรศัพท์ได้อย่างสุภาพและน่าประทับใจยิ่งขึ้น

ตัวอย่างคำพูดที่สร้างความประทับใจอย่างมาก

การใช้คำพูดที่สุภาพช่วยให้แสดงความเอาใจใส่และความสุภาพต่ออีกฝ่ายได้ง่ายขึ้น เมื่อรับสายธุรกิจ แนะนำให้ใช้คำพูดที่สุภาพ เช่น ตัวอย่างต่อไปนี้:

• "ขออนุญาต."
• "ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ"
• "ถ้าคุณไม่รังเกียจนะคะ"
• "ถ้าคุณไม่รังเกียจนะคะ"

ตัวอย่างเช่น การใช้ประโยคอย่างเช่น "ขอโทษนะคะ/ครับ ดิฉัน/ผมขอทราบชื่อของคุณได้ไหมคะ/ครับ?" หรือ "ขอโทษที่รบกวนนะคะ/ครับ แต่คุณรอสักครู่ได้ไหมคะ/ครับ?" จะทำให้คู่สนทนารู้สึกสบายใจและสร้างความประทับใจที่ดีขึ้นมาก การใช้คำพูดที่ช่วยลดความตึงเครียดอย่างตั้งใจจะนำไปสู่ระดับการบริการทางโทรศัพท์ที่สูงขึ้น

คู่มือการตอบรับทางโทรศัพท์แยกตามอุตสาหกรรมและอาชีพ

ตัวอย่างคู่มือการตอบรับทางโทรศัพท์สำหรับสถาบันสาธารณะและหน่วยงานราชการ

การรับโทรศัพท์อย่างสุภาพและถูกต้องแม่นยำเป็นสิ่งจำเป็นในสถาบันสาธารณะและสถานที่ทำงานของรัฐบาล หลักการพื้นฐานในการรับโทรศัพท์คือ ต้องแจ้งสังกัดและชื่อของคุณให้ชัดเจนก่อน เมื่อรับโทรศัพท์ ควรใส่ใจกับการเลือกใช้คำพูดและตั้งใจฟังคำถามและคำขอของอีกฝ่าย หากมีสิ่งใดไม่ชัดเจน ให้กล่าวว่า "กรุณารอสักครู่" และยืนยันก่อนรับสายเสมอ หากเนื้อหาซับซ้อน ให้จดบันทึกและแจ้งแผนกและชื่อผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนก่อนโอนสาย เมื่อได้รับการสอบถามจากภายนอก การตอบกลับในลักษณะที่คำนึงถึงสถานะของอีกฝ่ายโดยไม่ใช้ภาษาราชการมากเกินไป จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ

จุด	ตัวอย่างการใช้ถ้อยคำที่เฉพาะเจาะจง
โปรดระบุสังกัดและชื่อของคุณ	"นี่คือแผนกอะไรคะ/ครับ?"
เมื่อทำการโอนย้าย	"กรุณารอสักครู่ ฉันจะต่อสายให้คุณคุยกับผู้รับผิดชอบ"
ตรวจสอบประเด็นที่ไม่ชัดเจนทั้งหมด	"ขออภัยค่ะ แต่ฉันจะตรวจสอบแล้วจะติดต่อกลับไปค่ะ"
การจัดการข้อร้องเรียน	"เราขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น"

หลักการพื้นฐานและรายการตรวจสอบสำหรับการรับโทรศัพท์สำหรับพนักงานชั่วคราว

พนักงานชั่วคราวจำเป็นต้องรับโทรศัพท์ในสถานที่ทำงานต่างๆ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเรียนรู้มารยาทพื้นฐานให้ดี อันดับแรก ในวันแรกของการทำงาน ให้ทำความคุ้นเคยกับผู้รับผิดชอบและรายละเอียดงาน และตรวจสอบกฎและภาษาในการรับโทรศัพท์ที่แตกต่างกันไปในแต่ละสถานที่ทำงาน เมื่อโทรศัพท์ดังขึ้น พยายามรับสายภายในสามครั้ง เมื่อรับโทรศัพท์ โปรดจำไว้สี่ประเด็นสำคัญ ได้แก่ บอกชื่อองค์กร ชื่อของคุณเอง ตั้งใจฟังวัตถุประสงค์ของการโทร และฝากข้อความให้ถูกต้อง

รายการตรวจสอบการตอบรับทางโทรศัพท์

• พูดด้วยน้ำเสียงที่ผ่อนคลาย
• โปรดระบุชื่อและสังกัดของคุณให้ชัดเจน
• ถามชื่อ องค์กร และวัตถุประสงค์ของอีกฝ่ายให้ถูกต้องแม่นยำ
• หากมีข้อสงสัยใด ๆ โปรดสอบถามและยืนยันได้เลย
• จดบันทึกและถ่ายทอดข้อความได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

ใช้รายการนี้เพื่อเพิ่มความมั่นใจในการรับโทรศัพท์ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหนก็ตาม

การตอบรับทางโทรศัพท์อย่างสุภาพในอุตสาหกรรมการเงินและการประกันภัย

ในอุตสาหกรรมการเงินและการประกันภัย ความน่าเชื่อถือและความถูกต้องแม่นยำมีความสำคัญเป็นพิเศษ เมื่อรับสาย คุณควรทวนข้อมูลอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง เมื่อสอบถามข้อมูล คุณควรใช้ภาษาที่สุภาพและให้เกียรติ และระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งในการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล หากจำเป็นต้องอธิบาย คุณควรหลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคและให้คำอธิบายที่เข้าใจง่าย หากอีกฝ่ายดูวิตกกังวลหรือไม่พอใจ สิ่งสำคัญคือต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจก่อน

สถานการณ์ที่ได้รับการสนับสนุน	ตัวอย่างของการบริการที่สุภาพ
การยืนยันข้อมูล	"เพื่อให้แน่ใจ ฉันจะบอกข้อมูลติดต่อของคุณอีกครั้งนะคะ"
เมื่อคุณต้องรอ	"ต้องใช้เวลาสักหน่อย"
การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล	"ข้อมูลส่วนบุคคลจะได้รับการจัดการอย่างเข้มงวด"
การจัดการข้อร้องเรียน	"เราขออภัยอย่างยิ่งสำหรับความไม่สะดวกใดๆ ที่เกิดขึ้น"

ข้อมูลบริษัท

ชื่อบริษัท: Japanese Learning Support LLC
ที่อยู่: ชั้น 2 อาคารร้านทำผมชินจูกุ 2-12-13 ชินจูกุ เขตชินจูกุ โตเกียว 160-0022
หมายเลขโทรศัพท์: 03-6881-9842